5 Fakta Penting ARKAS 4 yang Sering Terlewat dan Wajib Anda Tahu
.png)
Pengelolaan administrasi Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) sering kali menjadi tugas yang rumit dan menyita waktu. Untuk mempermudah proses ini, Kemendikbudristek telah meluncurkan ARKAS 4, sebuah solusi digital yang dirancang untuk membantu perencanaan, penganggaran, hingga penatausahaan dana sekolah. Namun, ARKAS 4 dirancang dengan satu prinsip utama: keamanan dan integritas data keuangan. Karena itu, beberapa fitur yang tampak sederhana memiliki aturan ketat yang wajib dipahami untuk menghindari terkuncinya akun atau hilangnya data. Artikel ini akan mengungkap lima fakta kunci tersebut dalam format yang mudah Anda baca dan pahami.
--------------------------------------------------------------------------------
1. Pindah dari ARKAS 3? Sinkronisasi dan Perangkat yang Sama Adalah Kunci
Proses pembaruan dari ARKAS 3 ke ARKAS 4 bukanlah sekadar instalasi biasa. Ada dua syarat krusial yang tidak boleh diabaikan untuk memastikan transisi berjalan mulus dan data Anda tetap aman.
• Wajib melakukan sinkronisasi data di ARKAS 3 terlebih dahulu. Ini bertujuan untuk memastikan semua data terakhir Anda tersimpan dengan aman di sistem pusat (MARKAS) sebelum proses pembaruan dimulai. Tanpa sinkronisasi, data yang belum tersimpan berisiko tidak ikut terbawa ke versi 4.
• Instalasi ARKAS 4 harus dilakukan di perangkat yang sama. Jika Anda menginstal ARKAS 4 di perangkat yang berbeda dari tempat ARKAS 3 terpasang, sistem akan mendeteksi bahwa Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) Anda sudah terpakai. Akibatnya, akan muncul pesan eror "NPSN sudah terpakai di Perangkat lain".
Memperhatikan poin ini sangat penting untuk mencegah kehilangan data dan menghindari keharusan melalui proses birokrasi berbelit-belit dengan dinas pendidikan yang bisa menunda pekerjaan Anda selama berhari-hari.
Pastikan untuk melakukan proses sinkronisasi pada ARKAS 3 terlebih dulu agar seluruh data Anda pada ARKAS 3 tersimpan ke MARKAS dan tutup ARKAS 3 saat mulai proses Konversi Data ke ARKAS 4. Pastikan juga untuk tetap menggunakan perangkat yang sama dan telah terinstal ARKAS 3 sebelumnya...
2. Satu Sekolah, Satu Perangkat: Aturan Mutlak yang Perlu Diingat
Ada satu miskonsepsi umum terkait penggunaan akun dan perangkat di ARKAS 4 yang perlu diluruskan. Meskipun satu sekolah (NPSN) dapat mendaftarkan lebih dari satu alamat email, ada aturan ketat yang perlu diingat: akun sekolah tersebut hanya bisa aktif dan digunakan pada satu perangkat saja dalam satu waktu.
Jika Anda mencoba mendaftarkan NPSN dan Kode Aktivasi yang sama di perangkat baru, sistem akan memblokir akses. Untuk bisa menggunakan perangkat baru tersebut, Anda harus menghubungi dinas pendidikan untuk mereset data. Aturan ini memastikan adanya 'satu sumber kebenaran' (single source of truth) yang jelas untuk data keuangan sekolah. Hal ini krusial untuk proses audit, akuntabilitas, dan mencegah adanya data yang simpang siur dari beberapa perangkat berbeda.
Penting untuk dipahami: setelah dinas melakukan reset, aplikasi ARKAS di perangkat lama Anda akan permanen tidak bisa digunakan lagi.
Satuan pendidikan dapat mendaftarkan email tambahan (Satu NPSN lebih dari satu email). Namun satu akun satuan pendidikan (NPSN) hanya bisa digunakan pada satu perangkat saja.
.png)
Fitur 'Hapus BKU' bukanlah tindakan instan, melainkan sebuah pengajuan ke dinas pendidikan yang memiliki dampak berantai dan tidak bisa dibatalkan. Mengetahui konsekuensinya adalah hal krusial sebelum Anda membuat pengajuan ini.
Secara spesifik, jika pengajuan Anda untuk menghapus Buku Kas Umum (BKU) di satu bulan disetujui oleh dinas, maka BKU di bulan-bulan berikutnya yang sudah Anda buat akan ikut terhapus secara otomatis. Sebagai contoh: Anda telah mengisi dan menutup BKU dari bulan Januari hingga Maret, lalu Anda mengajukan penghapusan BKU bulan Februari. Jika disetujui, maka data BKU bulan Februari dan Maret akan ikut terhapus. Anda pun harus mengulang pengisian BKU untuk kedua bulan tersebut. Memahami ini sangat penting untuk mencegah hilangnya pekerjaan berbulan-bulan hanya karena satu klik yang keliru.
Jika terdapat bulan BKU yang telah Anda isi atau tutup namun bulan BKU selanjutnya ingin Anda hapus, maka dampaknya adalah bulan-bulan BKU yang telah ditutup tersebut akan ikut terhapus juga.
4. Bisa Login Tanpa Internet, Tapi Koneksi Tetap Penting untuk Fungsi Kunci
Bagi pengguna di daerah dengan koneksi internet terbatas, ada kabar baik: ARKAS 4 memungkinkan Anda untuk login secara offline. Ini memberikan fleksibilitas untuk mengakses dan memeriksa data yang sudah tersimpan di perangkat Anda tanpa harus selalu terhubung ke internet.
Namun, penting untuk diketahui bahwa banyak fitur vital yang tetap memerlukan koneksi internet agar dapat berfungsi. Anda harus terhubung ke internet saat melakukan aksi-aksi kunci berikut:
• Registrasi akun baru
• Aktivasi Kertas Kerja (KK)
• Mengajukan pengesahan Kertas Kerja ke dinas pendidikan
• Sinkronisasi dan pengunduhan data dari MARKAS
• Menutup BKU bulanan
• Mengirim bukti lapor pajak
Strategi terbaik adalah melakukan semua entri data dan persiapan saat offline, lalu alokasikan waktu khusus saat koneksi internet stabil untuk melakukan serangkaian aksi online seperti aktivasi, pengajuan, dan penutupan BKU secara berurutan.
5. Bukan Hanya untuk BOS Reguler, ARKAS 4 Bisa Kelola Berbagai Sumber Dana
Banyak yang mengira bahwa ARKAS 4 hanya ditujukan untuk mengelola dana BOSP Reguler. Faktanya, cakupan fungsi aplikasi ini jauh lebih luas.
ARKAS 4 dirancang untuk menjadi alat pengelolaan keuangan terpusat bagi sekolah dan dapat digunakan untuk berbagai sumber dana. Berdasarkan informasi resmi, sumber dana yang dapat dikelola di ARKAS 4 meliputi:
• BOSP Reguler
• BOSP Kinerja
• SiLPA BOSP Kinerja
• BOSP Daerah
• Sumber Dana Lainnya
Kemampuan ini menjadikan ARKAS 4 sebagai pusat pengelolaan keuangan sekolah yang lebih terintegrasi. Namun, perlu dicatat, khusus untuk dana Bantuan Operasional Penyelenggaraan (BOP), saat ini ARKAS 4 baru mendukung pengelolaan BOP Reguler.
Saat ini ARKAS 4 dapat mengelola sumber dana yang berasal dari BOSP Reguler, BOSP Kinerja, SiLPA BOSP Kinerja, BOSP Daerah dan Sumber Dana Lainnya.
--------------------------------------------------------------------------------
Kesimpulan
Menguasai ARKAS 4 bukan hanya tentang cara menginput data, tetapi juga memahami aturan fundamentalnya agar tata kelola anggaran sekolah berjalan efisien dan aman. Dengan memahami detail-detail penting seperti yang telah dibahas, Anda dapat memaksimalkan kegunaannya sambil menghindari masalah teknis dan administratif yang umum terjadi.
Dari kelima fakta di atas, manakah yang paling mengejutkan atau paling bermanfaat bagi Anda dalam mengelola dana sekolah? Bagikan pengalaman Anda di kolom komentar!
Posting Komentar untuk "5 Fakta Penting ARKAS 4 yang Sering Terlewat dan Wajib Anda Tahu"